Radars/véhicules de sociétés - Obligation pour l’entreprise de dénoncer : des logiciels pour simplifier les démarches

"Depuis l'instauration du système de contrôle automatisé, au début des années 2000, il était fréquent que les conducteurs ayant commis une infraction au volant d'un véhicule appartenant à une personne morale (entreprise) échappent au retrait de point. Il arrivait même que la personne morale paie l'amende en lieu et place du contrevenant", argumente l’Antai, l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions, fondée en 2011 par l’État dans l’optique de « simplifier les démarches administratives », et en l’occurrence, le recouvrement des infractions routières.

L’obligation de désigner sous peine de lourdes amendes

C’est sur ce constat qu’a été introduite, le 1er janvier 2017, l’obligation pour le représentant légal de la personne morale de désigner « la personne physique qui conduisait ce véhicule, à moins qu'il n'établisse l'existence d'un vol, d'une usurpation de plaque d'immatriculation ou de tout autre événement de force majeure ».

Concrètement, l’article L 121-6 du Code de la route accorde à l’entreprise un délai de 45 jours à compter de la date d’avis de contravention pour effectuer cette désignation. Et lorsque l’employeur, involontairement le plus souvent, ou plus rarement volontairement (pour éviter par exemple au salarié concerné une perte de points sur son permis), ne désigne pas l'auteur de l'infraction dans le délai imparti, il encourt alors une amende forfaitaire de 675 euros (minorée à 450 €), qui peut s’élever à 1 875 euros en cas de paiement hors délai, voire davantage en cas de jugement par un tribunal de Police. Il est important de noter que la personne désignée (qui peut être le dirigeant lui-même) conserve quoi qu’il en soit la possibilité de contester l’infraction dont elle fait l’objet.

La réglementation bouleverse les process de traitement

Trois après son entrée en vigueur, l’obligation de désignation a eu pour conséquence, dans la plupart des cas, de convaincre les entreprises de désigner les conducteurs : elles seraient aujourd’hui plus de 80 % à le faire, contre seulement 10 % avant 2017, selon plusieurs études. Elle a par ailleurs bouleversé la façon de travailler des gestionnaires de parcs.

Jusqu’alors, bien souvent, et y compris dans les premiers mois qui ont suivi la mise en place de la mesure, "la gestion des amendes s’effectuait à partir d’un fichier Excel", témoigne notamment Yannick Drouin, qui occupe la fonction de Purchasing Mobility Manager au sein du groupe FM Logistic Corporate. Cette société internationale fondée en 1967 est spécialisée dans les métiers de la supply chain. Elle gère une flotte de 420 véhicules en France. Avant l’arrivée d’une solution logiciel, "il fallait rechercher des conducteurs dans une base RH (ressources humaines) mise à notre disposition afin de recueillir les infos nécessaires à la désignation. Il fallait ensuite se connecter au site web de l'Antai pour réaliser l'opération : cela prenait environ 15 minutes par opération, avec de nombreux bugs constatés régulièrement : déconnexions aléatoires, site en maintenance, lenteurs dans le chargement, etc."

Plus en amont encore, lorsqu’aucune interface digitale n’existait, la gestion des amendes était même totalement réalisée en mode manuel : ouverture du pli, scan de la contravention, recherche éventuelle du conducteur affecté au véhicule, remplissage d’un formulaire Cerfa, puis retour des documents à l’administration par voie postale…

Comment fonctionnent les logiciels spécialisés ?

Désormais, pour optimiser le traitement des amendes, pour répondre à l’obligation légale de désignation et dégager la responsabilité du chef d’entreprise, il existe des solutions efficaces. La plupart des flottes, et notamment celles qui ont à gérer des volumes d’amendes importants, se sont ainsi tournées ces trois dernières années vers des solutions sur mesure proposant un traitement efficace et automatisé des amendes pour infractions routières. Ces applications, qui toutes assurent être conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), fonctionnent plus ou moins sur le même modèle.

Premièrement, elles communiquent à l’Antai toutes les données véhicules de leurs entreprises clientes. Deuxièmement, lorsqu’une infraction est commise sur la route, celle-ci est automatiquement transmise par l’Antai au logiciel, qui crée alors une alerte pour informer son client qu’une désignation est en attente de traitement. Enfin, quelques clics sur l’interface du logiciel suffisent au dirigeant ou gestionnaire de parc pour désigner (ou pas) le conducteur ayant commis l’infraction. L’Antai adresse dans la foulée la contravention directement à l’adresse du conducteur désigné.

Parmi les logiciels apparus sur le marché depuis 2017, il y a Gac Fine Fleet, une solution imaginée par l’éditeur lyonnais Gac Technology. "Nous n'avons plus d'arbitrage à faire sur la désignation, puisqu'elle est automatisée. Nous ne perdons donc plus de temps à collecter les bonnes infos, puisque le conducteur reçoit un mail rapide l'informant de l'infraction. Charge à lui ensuite de régler l'amende en ligne directement ou de contester l'infraction. Cela évite ainsi des allers-retours interminables entre le collaborateur et notre service gestion de flotte en charge de cette mission", illustre Yannick Drouin (FM Logistic Corporate), utilisateur de ce logiciel.

Désignation simplifiée, en quelques clics

Fleet Wave Antai fait aussi partie de ces plateformes pionnières sur la question du traitement 100 % dématérialisé des amendes. Cet outil innovant mis au point par Chevin cible pour l’heure essentiellement les entreprises à partir d’une centaine de véhicules, qu’elles soient propriétaires ou locataires de leurs véhicules. L’un des avantages de Fleet Wave Antai est de permettre de limiter "le temps de traitement moyen des amendes à 10-15 secondes", se félicite Jean-Charles Martin, directeur commercial de la filiale française de Chevin, 1er fournisseur mondial de logiciels dédiés à la gestion de flottes automobiles.

Gagner du temps sur une tâche administrative réputée chronophage et rébarbative qui pouvait par le passé prendre une demi-heure à une heure par infraction traitée manuellement, voici le principal bienfait mis en avant par tous les acteurs de ce marché en plein développement.

Parmi les autres avantages d’une interface telle que Notilus, Fleet Wave Antai, Gac Technology, Mapping Control, Total Fleet, Free2Move Leave ou encore Handirect, figure l’opportunité pour les flottes de réduire les risques de recevoir des majorations pour non-désignation.

De la désignation à la responsabilisation des conducteurs

La plateforme en ligne Mapping Control, qui fait partie des autres experts dans le domaine de la gestion automatisée des amendes, confirme le bénéfice en termes de temps de traitement et de frais judiciaires potentiels.

Elle se dit en outre convaincue que les nouvelles dispositions légales concernant la désignation du conducteur dans le cadre d’infractions routières ont d’ores et déjà pour effet de responsabiliser les collaborateurs au volant.

Elle constate ainsi que la moyenne des PV (procès-verbaux) reçus par les entreprises qui désignent les conducteurs est de 1,8 PV par an et par conducteur, contre 3 PV par an et par conducteur pour celles qui font le choix de ne pas désigner. Une tendance plus ou moins confirmée par l’Antai, qui relevait, dès la première année de réglementation, que le nombre d’infractions commises par les véhicules immatriculés au nom d’une personne morale avait baissé de 9,4 %.

Il faut souligner parallèlement que de plus en plus d’entreprises organisent depuis 2017, sous l’égide de la Sécurité Routière, des actions régulières pour prévenir et réduire les risques routiers au travail, en sensibilisant l’ensemble du personnel au respect des règles de conduite, notamment liées aux limitations de vitesse, au port de la ceinture de sécurité et à l’utilisation du téléphone portable.